一、規(guī)格、圖樣與采購訂單的要求。
采購業(yè)務應擬訂一套合適的規(guī)定，以確保供應物料的要求得以明確敘述、溝通，最重要的是完全被供應商所了解，這樣規(guī)定可包含擬訂規(guī)格、圖樣及采購訂單以及下訂單前買賣雙方會談等等的書面程序，其他適合物料采購的方法。
二、品質保證的協(xié)議
對供應商所負的品質保證責任，應與其達成明確的協(xié)議。品質保證協(xié)議條款應與企業(yè)經(jīng)營的需要相稱，且避免不必要的成本。對于某些狀況，可能涉及正式品質體系時，需包含企業(yè)和供應商物料保證系統(tǒng)的定期評鑒。
三、驗證方法的協(xié)定
對于是否符合企業(yè)要求而查驗的方法，應與供應商擬訂一個明晰的協(xié)定。此協(xié)定亦可涵蓋為求進一步的物料改進而交換的測試資料。所達成的協(xié)定可將要求條件及檢驗、測試或抽樣方法在解釋上的困惑減到最少。
四、解決物料糾紛的條款
與供應商擬訂各種制度及程序，以便于解決品質糾紛。所定條款應包括處理例行性與非例行性等事情，并且最重要的一點是企業(yè)和供應商對于影響品質的事情，必須有改善溝通渠道的條款。
五、接收檢驗計劃與管理
應建立適當?shù)姆椒ㄒ源_保接收物料的管制。這些辦法包含隔離場所或其他合適的方法避免誤用不合格物料。
接收檢驗執(zhí)行的程度應謹慎規(guī)劃。有必要檢驗時檢驗水準的選擇應考慮總體成本。此外，如決定實施檢驗必須仔細選擇受檢的特性項目。在物料到達前必須確定所需的工具、量規(guī)、儀表、裝備器材等備妥，經(jīng)過適當校正，并有足夠訓練有素的檢驗人員。
六、接收品質記錄
應保持適當?shù)慕邮掌焚|記錄，確保以往的資料完備，這樣就可以評核供應商的績效與品質趨勢。此外，為追溯的目的而需維持批次的識別記錄文件，在某些情況下，可能有用而且必要。