河北省食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）》的通知(冀食藥監(jiān)餐飲〔2014〕51號(hào))

各設(shè)區(qū)市食品藥品監(jiān)督管理局，定州、辛集市食品藥品監(jiān)督管理局，華北石油管理局衛(wèi)生處：

 

　　為加強(qiáng)和規(guī)范全省餐飲服務(wù)許可檔案管理工作，根據(jù)《餐飲服務(wù)許可管理辦法》、《河北省行政許可案卷標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，省局制定了《河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

 

　　河北省食品藥品監(jiān)督管理局

 

　　2014年2月17日

 

 

　　河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）

 

　　第一條 為規(guī)范全省餐飲服務(wù)許可檔案的歸檔、立卷和查閱工作，提高餐飲服務(wù)許可檔案管理水平，特制定本規(guī)范。

 

　　第二條 餐飲服務(wù)許可檔案，是指食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)在實(shí)施餐飲服務(wù)行政許可工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的記錄。

 

　　第三條 各級(jí)食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)餐飲服務(wù)許可檔案的管理工作。上級(jí)食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)下級(jí)食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)的餐飲服務(wù)許可檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

 

　　第四條 餐飲服務(wù)許可檔案實(shí)行一案一卷、一卷一號(hào)制度。

 

　　第五條 餐飲服務(wù)許可檔案歸檔范圍及排列順序：（一）案卷封面；（二）卷內(nèi)文件目錄；（三）行政許可證件、決定及回執(zhí)；（四）申請(qǐng)書(shū)及申請(qǐng)人提交的相關(guān)申請(qǐng)材料；（五）申請(qǐng)材料接收、補(bǔ)正材料通知書(shū)及受理或者不予受理許可申請(qǐng)的書(shū)面憑證；（六）行政機(jī)關(guān)對(duì)申請(qǐng)材料、現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審查形成的文書(shū)；（七）聽(tīng)證或陳述申辯相關(guān)材料；（八）行政機(jī)關(guān)延期辦理的文書(shū)。

 

　　第六條 餐飲服務(wù)許可檔案整理方法：

 

　?。ㄒ唬┚韮?nèi)文件材料應(yīng)按照辦理進(jìn)程所形成文件材料的時(shí)間順序，兼顧文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列。一般結(jié)論性、批復(fù)性材料及其送達(dá)回執(zhí)在前，其它材料按照辦理程序的客觀進(jìn)程所形成文件材料時(shí)間的自然順序進(jìn)行排列。

 

　?。ǘ┰诓惋嫹?wù)許可證使用期內(nèi)，變更和補(bǔ)發(fā)的資料歸入該申請(qǐng)人本使用周期申辦檔案內(nèi)，其檔案按形成時(shí)間先后順序排列。

 

　?。ㄈ┎惋嫹?wù)許可檔案保管期限為30年。

 

　?。ㄋ模┚韮?nèi)文書(shū)應(yīng)當(dāng)使用正式打印文本或鋼筆、簽字筆或毛筆書(shū)寫(xiě)。當(dāng)事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的，入卷前應(yīng)予復(fù)印。

 

　?。ㄎ澹┚韮?nèi)目錄填寫(xiě)規(guī)范，檔案裝訂無(wú)金屬物，并符合檔案法的相關(guān)要求。

 

　?。┚韮?nèi)文書(shū)采用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼，正頁(yè)在右上角、反頁(yè)在左上角。案卷封面、封底、卷內(nèi)目錄以及沒(méi)有文字的材料頁(yè)面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

 

　?。ㄆ撸┎荒茈S文書(shū)裝訂立卷的證據(jù)，應(yīng)放入證據(jù)袋中，隨卷歸檔，應(yīng)在備考表中注明。證物袋上應(yīng)注明證據(jù)的名稱(chēng)、數(shù)量、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容；不能隨文書(shū)立卷裝訂的錄音、錄像或?qū)嵨镒C據(jù)，需在備考表中注明錄制的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等內(nèi)容。

 

　?。ò耍┘垙垷o(wú)破損，破損文書(shū)應(yīng)修補(bǔ)或復(fù)制。卷內(nèi)文書(shū)材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4型紙，文書(shū)過(guò)小的應(yīng)襯紙粘貼，文書(shū)過(guò)大的應(yīng)折疊整齊。

 

　?。ň牛┌妇碇胁坏猛扛?，如確需涂改，必須在涂改處捺手印，并注明涂改的原因及理由。

 

　　第七條 檔案裝訂采用左側(cè)裝訂，裝訂時(shí)將所有資料靠左、下方對(duì)齊。檔案裝訂時(shí)使用統(tǒng)一的餐飲服務(wù)許可案卷封面（見(jiàn)附錄一）和卷內(nèi)文件目錄（見(jiàn)附錄二），并放置在卷內(nèi)文件材料之前，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照文件材料的排列順序逐件填寫(xiě)。

 

　　第八條 檔案裝訂一律在左側(cè)，應(yīng)采取三孔一線方法裝訂?？拙嗫傞L(zhǎng)度160毫米，中孔到邊孔長(zhǎng)度80毫米，卷脊裝訂線的垂直距離為15毫米。案卷要用繩子裝訂好，結(jié)頭放在案卷后面。

 

　　第九條 餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)在許可事項(xiàng)辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)按規(guī)范要求整理歸檔。

 

　　第十條 檔案管理應(yīng)由專(zhuān)職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)管理。

 

　　第十一條 餐飲服務(wù)許可檔案是餐飲服務(wù)許可審批全過(guò)程的原始記錄，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得復(fù)制。借閱應(yīng)嚴(yán)格按要求履行借閱登記手續(xù)。

 

　　第十二條 外單位人員因公需查閱餐飲服務(wù)許可檔案時(shí)，應(yīng)持單位有效證明文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，但不得將檔案帶離檔案室。

 

　　第十三條 餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)設(shè)專(zhuān)用檔案庫(kù)房保存，并保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度，?kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，要有防盜、防火、防鼠、防蛀等安全措施。

 

　　第十四條 檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

 

　　第十五條 檔案保管期滿后，應(yīng)由食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)提出初步存毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案部門(mén)共同鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

 

　　第十六條 銷(xiāo)毀餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

 

　　第十七條 銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失和泄密。檔案銷(xiāo)毀后應(yīng)寫(xiě)出銷(xiāo)毀報(bào)告，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)歸入本單位全宗卷永久保管。

 

　　第十八條 本規(guī)范適用于全省各級(jí)食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)餐飲服務(wù)許可檔案的管理工作。

 

　　第十九條 本規(guī)范自公布之日起實(shí)行。