河北省食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）》的通知(冀食藥監(jiān)餐飲〔2014〕51號)

各設(shè)區(qū)市食品藥品監(jiān)督管理局，定州、辛集市食品藥品監(jiān)督管理局，華北石油管理局衛(wèi)生處：

 

　　為加強(qiáng)和規(guī)范全省餐飲服務(wù)許可檔案管理工作，根據(jù)《餐飲服務(wù)許可管理辦法》、《河北省行政許可案卷標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，省局制定了《河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

 

　　河北省食品藥品監(jiān)督管理局

 

　　2014年2月17日

 

 

　　河北省餐飲服務(wù)許可檔案規(guī)范（試行）

 

　　第一條 為規(guī)范全省餐飲服務(wù)許可檔案的歸檔、立卷和查閱工作，提高餐飲服務(wù)許可檔案管理水平，特制定本規(guī)范。

 

　　第二條 餐飲服務(wù)許可檔案，是指食品藥品監(jiān)督管理部門在實(shí)施餐飲服務(wù)行政許可工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的記錄。

 

　　第三條 各級食品藥品監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)餐飲服務(wù)許可檔案的管理工作。上級食品藥品監(jiān)督管理部門對下級食品藥品監(jiān)督管理部門的餐飲服務(wù)許可檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

 

　　第四條 餐飲服務(wù)許可檔案實(shí)行一案一卷、一卷一號制度。

 

　　第五條 餐飲服務(wù)許可檔案歸檔范圍及排列順序：（一）案卷封面；（二）卷內(nèi)文件目錄；（三）行政許可證件、決定及回執(zhí)；（四）申請書及申請人提交的相關(guān)申請材料；（五）申請材料接收、補(bǔ)正材料通知書及受理或者不予受理許可申請的書面憑證；（六）行政機(jī)關(guān)對申請材料、現(xiàn)場進(jìn)行審查形成的文書；（七）聽證或陳述申辯相關(guān)材料；（八）行政機(jī)關(guān)延期辦理的文書。

 

　　第六條 餐飲服務(wù)許可檔案整理方法：

 

　?。ㄒ唬┚韮?nèi)文件材料應(yīng)按照辦理進(jìn)程所形成文件材料的時間順序，兼顧文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列。一般結(jié)論性、批復(fù)性材料及其送達(dá)回執(zhí)在前，其它材料按照辦理程序的客觀進(jìn)程所形成文件材料時間的自然順序進(jìn)行排列。

 

　?。ǘ┰诓惋嫹?wù)許可證使用期內(nèi)，變更和補(bǔ)發(fā)的資料歸入該申請人本使用周期申辦檔案內(nèi)，其檔案按形成時間先后順序排列。

 

　　（三）餐飲服務(wù)許可檔案保管期限為30年。

 

　?。ㄋ模┚韮?nèi)文書應(yīng)當(dāng)使用正式打印文本或鋼筆、簽字筆或毛筆書寫。當(dāng)事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的，入卷前應(yīng)予復(fù)印。

 

　?。ㄎ澹┚韮?nèi)目錄填寫規(guī)范，檔案裝訂無金屬物，并符合檔案法的相關(guān)要求。

 

　　（六）卷內(nèi)文書采用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角、反頁在左上角。案卷封面、封底、卷內(nèi)目錄以及沒有文字的材料頁面不編寫頁號。

 

　?。ㄆ撸┎荒茈S文書裝訂立卷的證據(jù)，應(yīng)放入證據(jù)袋中，隨卷歸檔，應(yīng)在備考表中注明。證物袋上應(yīng)注明證據(jù)的名稱、數(shù)量、拍攝時間、地點(diǎn)等內(nèi)容；不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或?qū)嵨镒C據(jù)，需在備考表中注明錄制的內(nèi)容、數(shù)量、時間、地點(diǎn)、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等內(nèi)容。

 

　?。ò耍┘垙垷o破損，破損文書應(yīng)修補(bǔ)或復(fù)制。卷內(nèi)文書材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4型紙，文書過小的應(yīng)襯紙粘貼，文書過大的應(yīng)折疊整齊。

 

　　（九）案卷中不得涂改，如確需涂改，必須在涂改處捺手印，并注明涂改的原因及理由。

 

　　第七條 檔案裝訂采用左側(cè)裝訂，裝訂時將所有資料靠左、下方對齊。檔案裝訂時使用統(tǒng)一的餐飲服務(wù)許可案卷封面（見附錄一）和卷內(nèi)文件目錄（見附錄二），并放置在卷內(nèi)文件材料之前，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照文件材料的排列順序逐件填寫。

 

　　第八條 檔案裝訂一律在左側(cè)，應(yīng)采取三孔一線方法裝訂?？拙嗫傞L度160毫米，中孔到邊孔長度80毫米，卷脊裝訂線的垂直距離為15毫米。案卷要用繩子裝訂好，結(jié)頭放在案卷后面。

 

　　第九條 餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)在許可事項(xiàng)辦結(jié)后一個月內(nèi)按規(guī)范要求整理歸檔。

 

　　第十條 檔案管理應(yīng)由專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)管理。

 

　　第十一條 餐飲服務(wù)許可檔案是餐飲服務(wù)許可審批全過程的原始記錄，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得復(fù)制。借閱應(yīng)嚴(yán)格按要求履行借閱登記手續(xù)。

 

　　第十二條 外單位人員因公需查閱餐飲服務(wù)許可檔案時，應(yīng)持單位有效證明文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，但不得將檔案帶離檔案室。

 

　　第十三條 餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)設(shè)專用檔案庫房保存，并保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度，庫房門窗要堅(jiān)固，要有防盜、防火、防鼠、防蛀等安全措施。

 

　　第十四條 檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

 

　　第十五條 檔案保管期滿后，應(yīng)由食品藥品監(jiān)督管理部門提出初步存毀意見，會同檔案部門共同鑒定，編制銷毀清冊。

 

　　第十六條 銷毀餐飲服務(wù)許可檔案應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，并在檔案銷毀清冊上簽署意見。

 

　　第十七條 銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應(yīng)歸入本單位全宗卷永久保管。

 

　　第十八條 本規(guī)范適用于全省各級食品藥品監(jiān)督管理部門餐飲服務(wù)許可檔案的管理工作。

 

　　第十九條 本規(guī)范自公布之日起實(shí)行。