現(xiàn)將《福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）印發(fā)給你們，并提出如下要求，請各單位認(rèn)真遵照執(zhí)行。
一、提高思想認(rèn)識。食品流通許可檔案作為工商行政管理機關(guān)依法實施流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)管的重要資料，各級工商行政管理部門要高度重視食品流通許可檔案的建檔、歸檔工作，確保檔案管理工作到位、責(zé)任到人。
二、明確管理部門及人員。各單位要根據(jù)《辦法》的要求，明確本單位內(nèi)食品流通許可檔案的歸檔管理部門，并將本單位負(fù)責(zé)檔案管理的部門及人員名單于4月30日前通過OA上報市工商局市場處。
三、做好前期已發(fā)放的食品流通許可證檔案歸檔工作。各單位要及時組織人員，按照《辦法》的相關(guān)要求，認(rèn)真梳理、歸檔前期已發(fā)放的食品流通許可證的相關(guān)檔案，防止檔案出現(xiàn)散落、遺失、缺頁、疏漏等現(xiàn)象。市工商局將于今年7月份開始組織對各單位檔案歸檔情況進行專項檢查。
四、食品流通許可檔案盒和文書檔案封皮由各縣（市）、區(qū)工商局自行印制，封皮樣式參照附件。有條件的單位要設(shè)立專門的食品流通許可檔案室，并配備電腦、打印機、掃描儀等必要的管理設(shè)備，提高檔案的管理水平。同時對于在食品流通許可檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和建議，請及時向市工商局市場處反饋。
二○一一年四月八日
福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案管理辦法（試行）
第一章 總則
第一條 為加強食品流通許可檔案管理，發(fā)揮檔案在食品流通監(jiān)督管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國食品安全法》、《中華人民共和國食品法實施條例》、《中華人民共和國檔案法》和國家工商行政管理總局《食品流通許可證管理辦法》有關(guān)規(guī)定，制定本辦法（暫行）。
第二條 食品流通許可檔案是指工商行政管理機關(guān)依法對流通環(huán)節(jié)食品經(jīng)營者從事食品經(jīng)營許可過程中形成的有查考價值的各種文件、證件、圖表、聲像等歷史記錄，是工商行政管理機關(guān)依法實施流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)督管理的重要資料。
第三條 食品流通許可檔案管理的任務(wù)是：收集、整理食品經(jīng)營者檔案材料，保護食品經(jīng)營者檔案材料的完整與安全，積極開發(fā)利用檔案資料，為流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)督管理提供基礎(chǔ)信息。同時檔案內(nèi)容要與登記注冊、市場巡查、經(jīng)濟戶口管理和食品安全監(jiān)管等信息銜接，作為信用分類監(jiān)管的參考依據(jù)。
第四條 縣級工商行政管理機關(guān)負(fù)責(zé)核發(fā)《食品流通許可證》的部門應(yīng)按照本辦法，建立健全本單位食品流通許可檔案管理制度，接受上級工商行政管理機關(guān)的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 檔案建立
第五條 食品流通許可檔案由負(fù)責(zé)核發(fā)《食品流通許可證》的各級工商行政管理機關(guān)建立。
食品流通許可檔案依照“誰發(fā)證、誰建檔”的原則，按食品經(jīng)營戶建檔，“一戶一檔、一檔多卷”。
第六條 食品流通許可檔案內(nèi)頁資料，按許可類型可分為許可卷、變更卷、注銷卷等。具體內(nèi)容如下：
1.食品流通許可申請卷：
?。?）《食品流通許可申請書》（包括《食品流通許可申請表》、《負(fù)責(zé)人情況登記表》、《食品安全專業(yè)技術(shù)人員、食品安全管理人員情況登記表》、《指定（委托）書》、《食品流通許可申請審核意見表》、《核發(fā)<食品流通許可證>情況登記表》）；
?。?）《名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書》復(fù)印件、或營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；
（3）與食品經(jīng)營相適應(yīng)的經(jīng)營場所使用證明；
（4）食品安全專業(yè)技術(shù)人員、食品安全管理人員身份證明；
?。?）食品安全管理制度文本；
?。?）食品流通許可材料預(yù)核審并經(jīng)營場所現(xiàn)場勘察報告書；
?。?）食品流通許可現(xiàn)場核查表；
?。?）規(guī)定應(yīng)提交的其他材料；
2.食品流通許可變更卷：
（1）《食品流通變更許可申請書》（包括《食品流通變更許可申請表》、《負(fù)責(zé)人變更情況登記表》、《食品安全專業(yè)技術(shù)人員變更情況登記表》、《食品安全管理人員變更情況登記表》、《指定（委托）書》、《食品流通變更許可審核意見表》、《核發(fā)<食品流通許可證>變更情況登記表》）；
?。?）《食品流通許可證》正、副本；
?。?）與變更食品流通許可證相關(guān)的材料。
3.食品流通許可注銷卷：
（1）《食品流通注銷許可申請書》（包括《食品流通注銷許可申請表》、《指定（委托）書》、《食品流通注銷許可審核意見表》）
?。?）《食品流通許可證》正、副本；
（3）與注銷食品流通許可證相關(guān)的證明文件。
第七條 食品流通許可檔案材料應(yīng)按企業(yè)、個體工商戶、農(nóng)村合作社等分別建檔，并按許可類別進行整理，分別裝訂成卷或在一卷內(nèi)分類隔開，并統(tǒng)一使用福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案盒和文書檔案封皮。
食品流通許可檔案按照“一檔一號”的原則，建立相應(yīng)的歸檔號，編號規(guī)則由縣級工商行政管理機關(guān)負(fù)責(zé)核發(fā)《食品流通許可證》的部門自行制定。為方便查詢，原則上以縣（區(qū)）為單位，按歸檔順序，先后制定序列碼，作為歸檔號。
第八條 檔案建立人員應(yīng)根據(jù)本辦法第六條規(guī)定的裝訂順序用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號；橫頁字頭順左側(cè)裝訂。
聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)出錄攝的對象、時間、地點、作者。
對破損的檔案材料進行修補或復(fù)制時，復(fù)制件放在原件后面；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊；紙面過大的材料，應(yīng)按卷宗大小折疊整齊；對字跡難以辨認(rèn)材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件；材料上的金屬物要剔凈。
第九條 歸檔材料中如有文件、材料說明，均應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。同時，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清楚。
新形成的檔案材料應(yīng)定期裝訂到卷內(nèi)。
第三章 檔案管理
第十條 食品流通許可檔案由縣級工商行政管理機關(guān)負(fù)責(zé)核發(fā)《食品流通許可證》的部門統(tǒng)一歸檔管理，按照“定期移交、專人接收”，“統(tǒng)一歸檔、專人管理”的原則，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。管理人員應(yīng)熟悉食品流通許可業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)，并保持相對穩(wěn)定。管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續(xù)。
第十一條 食品流通許可檔案立卷人員應(yīng)及時向縣級工商局檔案管理人員送交完整的食品流通許可檔案。根據(jù)食品流通許可檔案量的多少，每月或季度送交一次。檔案移交時由移交部門填寫移交清單一式兩份，經(jīng)雙方簽字后，一份存移交部門，一份存檔案室。
第十二條 食品流通許可檔案管理人員接收檔案時，應(yīng)檢查案卷內(nèi)容，符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)；對不符合要求的，檔案管理人員不予接收。
第十三條 食品流通許可檔案為永久性保管檔案。
第十四條 縣級工商行政管理機關(guān)必須建立食品流通許可檔案室或檔案存放專柜。食品流通許可檔案要有專門裝具，并具有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外錢）、防塵等設(shè)施功能。
第十五條 食品流通許可檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行安全檢查和清點，并作記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復(fù)制。
食品流通許可聲像檔案應(yīng)根據(jù)其保管期限定期復(fù)制。
第四章 檔案利用
第十六條 為發(fā)揮食品流通許可檔案對社會服務(wù)的作用，有條件的縣級工商行政管理機關(guān)可在核發(fā)許可辦公場所制作機讀檔案供社會查閱。
第十七條 外單位需借調(diào)、查閱食品流通許可卷宗或復(fù)制、摘錄卷宗材料的，應(yīng)持單位介紹信和個人有效證件，按有關(guān)檔案管理規(guī)定辦理后方可借閱、抄錄、復(fù)制。
查閱部門提供食品流通許可機讀檔案、掃描檔案、原始檔案復(fù)制件，應(yīng)由檔案管理人員與原件核對后，加蓋食品流通許可檔案查詢專用章。
第十八條 查閱食品流通許可檔案應(yīng)有專門場所，并注意保護。檔案利用者不得修改、污損、標(biāo)注、撕拆、抽調(diào)、散失、銷毀和轉(zhuǎn)借檔案材料。
第十九條 查閱人不得利用食品流通許可檔案的資料開展有償服務(wù)，未經(jīng)食品流通許可核發(fā)機關(guān)授權(quán)和批準(zhǔn)，任何單位和個人無權(quán)公布食品流通許可檔案材料的內(nèi)容。
第五章 附則
第二十條 各級工商行政管理機關(guān)可根據(jù)本辦法（暫行）制定具體的立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制度。
第二十一條 本辦法（暫行）自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第二十二條 本暫行辦法與檔案管理有關(guān)規(guī)定、上級相關(guān)規(guī)定有相悖之處，按檔案管理有關(guān)規(guī)定、上級相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。